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商洽、纪要性公文的函及范例一、函的含义和特点

时间:2011-12-10 19:18来源:未知 作者:admin
(一)函的含义 函是公文中惟一的平行文,行政公文和党的机关公文都把函列为主要文种。 《国家行政机关公文处理办法》对函的功能作如下表述: 适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。 《中国共产党机关公文处理条例》对函

(一)函的含义
    函是公文中惟一的平行文,行政公文和党的机关公文都把函列为主要文种。
    《国家行政机关公文处理办法》对函的功能作如下表述:
    适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
    《中国共产党机关公文处理条例》对函所下的定义与之相似:
    用于机关之间商洽工作、询问和答复问题,向无隶属关系的有关主管部门请求批准。
    理解函的定义时,关键要把握住“不相隶属机关”这一概念。一个系统内部的平级机关是不相隶属机关,这个容易理解;另外,凡是双方在行政或组织上没有领导与被领导关系、业务上没有指导与被指导关系的,都是不相隶属机关,无需考虑双方的级别大小。在不相隶属机关之间,级别高的一方不能向级别低的一方发出指挥、指导性公文(个别晓谕性的通知例外),级别低的一方也不需向级别高的一方发出请示和报告。双方之间如果有事项需要协商或请求批准,都要使用“函”这种平行文体。
    除作为平行文种出现之外,函有时也可用于有隶属关系的上下级机关之间。例如,上级机关向下级机关询问有关情况,用别的文体显然不合适,可以用函,但下级的答复最好用报告。上级机关向下级机关催办有关事宜,如要求下级机关呈报有关报表或材料时,也可以用函,下级同样要回以报告。
(二)函的特点
1.平等性和沟通性
    函主要用于不相隶属机关之间互相商洽工作、询问和答复问题,体现着双方平等沟通的关系,这是其他所有的上行文和下行文所不具备的特点。即使是向有关主管部门请求批准,在双方不是隶属关系的时候,也不能使用请示和批复,只能用函,并且姿态、措辞、口气也跟请示和批复大不相同,也要体现平等性和沟通的特点。
2.灵活性和广泛性
    函对发文机关的资格要求很宽松,高层机关、基层单位;党政机关、社会团体、企事业单位,均可发函。函的内容和格式也比较灵活,而且不限于平行行文,所以运用得十分广泛。
3.单一性和实用性
    函的内容必须单纯,一份函只能写一件事项。函不需要在原则、意义上进行过多的阐述,不重务虚重务实。
(三)函的分类
1.公函与便函
    公函是正式的公文,像一般公文一样,有文件头、有发文字号、有标题、有公章,总之,严格按照公文格式撰写制作。便函不属于正式公文,格式可以比较随意,没有文件头,没有发文字号,甚至可以没有标题。但正文之后,要有机关署名、日期和公章。我们在本章介绍的,主要是作为正式文件的公函。
2.发函和复函
    主动制发的函为发函,回复对方来函的函称为复函。一般情况下,对方发来的是函,回复的也应该是函,但有时可以灵活处理。譬如前面说过,上级发函向下级询问有关情况,下级回复时用函虽然不为错,但有更合适的文种可选择,那就是答复报告。再如,对下级机关的请示,上级机关的办公部门(一般与下级机关在级别上是平级的)在接到授权的情况下,可以给以答复,但不能使用批复,只能用函的形式。
3.商洽函、询问函和请批函
    按内容和目的分类,函可以分为多种类型。主要是商洽函、询问和答复函、请批函。此外,还有通知事项的函、催办事宜的函、转送材料的函等等。
二、函的写法
(一)函的标题、字号和主送机关
1.函的标题
    作为正式公文的函,其标题和一般公文的写法一样,由发文机关名称、主要内容(事由)、文种组成。较完全的写法如《国务院办公厅对国家工商行政管理局关于贯彻〈食用盐加碘消除碘缺乏危害管理条例〉有关问题请示的复函》、《国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函》等。也可以采用省略发文机关名称的写法,如《关于请求批准××市节约能源中心编制的函》。
2.函的发文字号
    公函要有正规的发文字号,写法与一般公文相同,由机关代字、年号、顺序号组成。大机关的函,可以在发文字号中显示“函”字。如《国务院公报》2000年第10号同时发表了国务院办公厅以“国办函〔2000〕××号”为发文字号的七篇复函。
3.函的主送机关
    函的行文对象一般情况下是明确、单一的,所以多数函的主送机关只有一个。但有时内容涉及部门多,也有排列多个主送机关的情况,如《国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函》(国办函〔1993〕2号)的主送机关,有七个之多:“国家计委、经贸办、农业部、商业部、经贸部、纺织部、技术监督局”。
(二)函的正文
1.发函缘由
    这是函的开头部分,主要用来说明发函的根据、目的、原因等。如果是复函,则先引用对方来函的标题、发文字号,然后再交代根据,说明缘由。这部分结束时,常用一些习用的套语转入下一部分,如“现将有关情况说明如下”、“现就有关问题函复如下”等。
2.事项
    这是函的主体部分,有关某项工作展开商洽、有关某一事件提出询问或作出答复、有关事项提请批准等主要内容,都在这一部分予以表达。
3.希望请求
    这是结尾部分,向对方提出希望或请求。或希望对方给予支持和帮助,或希望对方给予合作,或请求对方提供情况,或请求对方给予批准等等。最后,另起一行以“特此函商”、“特此函询”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等惯用结语收束。
    函的写作要注意用语的分寸,因是平行文,语言要平和礼貌,但要避免阿谀逢迎。还要注意针对性和时效性。
【 范 文 一 】

中国科学院××研究所
致××大学商洽建立全面协作关系的函

××大学:
    近年来,我们研究所与贵校在一些科学研究项目上互相支持,取得了令人满意的成绩,建立了良好的协作基础。为了巩固已取得的成果,取得更大的成就,建议我们双方今后能进一步在学术思想、科学研究、人员培训、仪器设备等方面建立全面的交流协作关系,特提出如下意见:
一、定期就共同关心的学术问题举行所、校之间的学术讨论与学术交流;共同分析国内外同行的项目动态和发展趋势;互相参加对方组织的学术年会及专家讲学活动;互派专家参加对方的学术组织对科研发展方向、任务和学位、学术论文及重大科研成果的评审工作。
二、根据所、校各自的科研发展方向和特点,对双方共同感兴趣的课题进行协作。协作形式和办法视课题性质和双方条件,制定单项协议。
三、根据所、校各自人员配备情况,校方在可能条件下对所方研究生、科研人员的培训予以帮助,所方为学校学生、研究生的毕业论文提供指导。校、所双方教学科研人员对等地承担对方一定的教学科研工作,享受同原单位职称相应的待遇。
四、双方每年进行科研计划交流以便掌握方向,协调分工,避免重复。共商协作项目,使双方有所侧重与分工。
五、双方科研教学所需高、精、尖仪器设备,在可能情况下向对方提供利用,并协助做好测试工作。双方的附设工厂车间,相互给予科研和实验设备加工的方便。
六、加强图书资料和情报的交流。
    以上各项,如蒙同意,建议互派科研主管人员就有关内容进一步磋商,达成协议,以利工作 。
特此函达,请即研究函复。
中国科学院××研究所
一九××年×月×日

【 范 文 二 】

国务院办公厅关于安徽合肥经济技术开发区的复函

国办函〔2000〕16号

安徽省人民政府:
    你省《关于要求批准合肥经济技术开发区为国家级经济技术开发区的请示》(皖政秘〔1999〕138号)收悉。经国务院领导同意,现函复如下:
一、同意合肥经济技术开发区为国家经济技术开发区,实行现行的国家经济技术开发区的政策。
二、合肥经济技术开发区位于合肥市南郊,东以始信路、耕耘路、清潭路为界,西至合安公路、石门路、高压走廊、锦绣大道、合安公路,南至紫蓬路,北至繁华大道、明珠广场,规划范围总用地985平方公里。
三、合肥经济技术开发区的建设和发展,纳入合肥市经济技术发展总体规划,建设发展资金由你省自筹解决。
四、合肥经济技术开发区要坚持以工业项目为主、吸收外资为主、出口为主和致力于发展高新技术的方针,积极改善投资环境,逐步完善综合服务功能。
五、要加强领导和管理,促进合肥经济技术开发区各项工作的健康发展。
国务院办公厅
二○○○年二月十三日
【 范 文 三 】

××大学人事处关于
商洽×××同志调动工作事宜的函

××××制造厂人事处:
    我校××学院××系××教研室×××同志,19××年从××工业大学××专业本科毕业,分配到我校任教师以来,工作认真负责,教学、科研都取得了显著成绩,于19××年被聘为讲师。
    该同志一人单身在我校工作,家庭的其他成员全部住在你市,其妻×××同志在贵厂工作。不但夫妻分居两地,且上有体弱多病的母亲,下有不满周岁的儿子需要照顾。根据该同志多次申请,经我校领导研究,为解决×××同志夫妻两地分居并照顾家庭存在的特殊困难,我校同意该同志调往贵厂工作的要求。现特致函与你们商洽,并请尽快函复。若贵厂同意考虑×××同志的这一要求,接到你们复函后我们即将该同志的档案寄给你们审查。
××大学人事处
一九××年×月×日

【 病文分析 】

公函

××大学校长办公室:
    首先,我们以××省财经学校的名义,向贵校致以亲切的问候。我们以崇敬和迫切的心情,冒昧地请求贵校帮助解决我校当前面临的一个难题。
    事情是这样的:最近,我们经与某某学院磋商,决定派×位老师到该院进修学习。只因该院恢复不久,在“文革”中大部分房屋遭到破坏,至今未能修盖完毕,以致本院职工的住房和学生的宿舍及教室破旧拥挤。我校几位进修教师的住宿问题,虽几经协商,仍得不到解决。然而举国上下,齐头并进,培养人才,时不我待,我校几位教师出省进修学习机会难得,时间紧迫,任务繁重,要使他们有效地学习,则住宿问题是亟待解决的。
    为此,我们在进退维谷的情况下,情急生智,深晓贵校府高庭阔,物实人齐,且具有宽大为怀,救人之危的美德。于是,我们抱着一线希望,与贵校商洽,能否为我校进修教师的住宿问题提供方便条件。但不知贵校是否有其他困难,如有另外的要求和条件,我校则尽力相助。若贵校对于住宿一事能够解决,我校进修教师在住宿期间可为贵校教学事务做些义务工作,如辅导和批改作业等,这样可以从中相得益彰。我们以校方的名义向贵校表示深深的恩谢 。
    以上区区小事,不值得惊搅贵校,实为无奈,望谅解。并希望尽快得到贵校的答复。
此致
敬礼
××省财经学校(公章)
一九××年×月×日

    这篇公函存在以下几个方面的问题:
1.格式不正规
    首先是标题不规范。作为正式的公文,应该采用公文标题的常规格式,只用“公函”二字作标题,显然不合要求。
    其次是结语不规范。此函用一般书信的祝颂语作结语,消解了公文的特色,有些不伦不类。 
2.请求近乎无理
    发函单位为解决自己进修教师的住宿问题,竟要求与此事无关的第三方帮助解决困难,这要求近乎无理。合作总是要在互利互惠的前提下才能得以实现的,请求帮助也要在合情合理的情况下才能提出,此函仅以帮助辅导、批改作业作为交换条件(他们的教师其实并没有为对方做辅导和批改作业的资格),其他真正能作为对等交换的条件完全没有,其结果可想而知 。
3.语言不得体、不准确
    此函的语言有较多问题。
    一是没有公文语言的严谨性与简洁性,有些话近乎口语,如“事情是这样的”、“希望尽快得到贵校的答复”等。
    二是有些语言分寸失当,有献媚之嫌,如“深晓贵校府高庭阔,物实人齐,且具有宽大为怀,救人之危的美德”。
    三是用词不当,如“宽大为怀”,应是旧时惩处时的用语,“救人之危”的说法也有些过份。最不应该的是居然要和对方“相得益彰”。还有“我们以校方的名义”一句话,让人莫名其妙:难道这函不是以校方名义发出的吗?
     以上种种问题使得这篇公函几乎没有达到目的的可能,应从中汲取失败的教训。

(责任编辑:admin)

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